Novedosa herramienta enfocada al cumplimiento legal: ISO 19600

La norma ISO 19600 ya se encuentra a disposición de las organizaciones que desean cumplir con sus obligaciones legales, es decir, que quieren implantar políticas serias de compliance.

 

¿De dónde proceden las normas ISO?

 

Es importante empezar la exposición de la importancia de la norma en cuestión por el principio. Las normas ISO son dictadas por la Organización Internacional de Normalización(ISO son sus siglas en inglés).

Esta entidad se encarga de dictar normas de certificación y directrices, las cuales sirven para facilitar la estandarización y homologación de productos y procesos, de manera que se optimicen recursos en los ámbitos organizacionales. La aportación, por tanto, de ISO es fundamental en la era de la globalización por la que se atraviesa.

 

La norma ISO 19600

 

El título propio de esta norma es /Sistemas de gestión de compliance. Directrices/. La aparición de la palabra /directrices/ no es baladí. Distingue a esta norma de otras emanadas de ISO, las cuales se centran en expedir certificaciones. En este caso, no se trata de una obligación legal, sino de establecer recomendaciones válidas para todo tipo de organizaciones en función de su naturaleza, complejidad, estructura y tamaño.

El incumplimiento de cualquier obligación legal supone un problema para una organización. En este aspecto, la norma ISO 19600 ayuda a detectar y gestionar los riesgos relacionados con el incumplimiento de las obligaciones.

Las principales ventajas asociadas a esta norma son las siguientes:

  • Ayuda a gestionar determinados riesgos, como el penal.
  • Se puede aplicar a todo tipo de organizaciones y es personalizable y compatible con diversos sistemas de gestión.
  • Además, es el referente internacional en materia de buenas prácticas relativas a compliance.

Resulta fundamental, por otro lado, tener en cuenta los contenidos de la norma ISO 19600:

  • Indicaciones relativas a la integración, evaluación y supervisión de los acuerdos de contratación externa relacionadas con el compliance.
  • Directrices para implantar, evaluar, conservar y mejorar un sistema de gestión de compliance eficiente. Es necesario que la organización, en este aspecto, genere respuestas eficaces.
  • Explicación de las actualizaciones oportunas en materia de compliance, de cara a formar a la plantilla y estar preparados para los cambios que se produzcan en los campos legislativos, organizativos y vinculados a los compromisos con los grupos de interés.
  • Recomendaciones relativas a los recursos con los que se ha de contar para cumplir la política de compliance y las obligaciones asociadas a ella.

A grandes rasgos, la guía que facilita la norma ISO 16900, aparte de incidir en los temas comentados, pone las expectativas y necesidades de las organizaciones en relación con sus contextos particulares y las partes, en cada caso, interesadas. También hace un análisis de liderazgos, responsabilidades, roles y autoridades en el seno de las organizaciones.

Asimismo, aborda diferentes fases organizativas observables en el funcionamiento de las empresas: planificación, apoyo (recursos, competencia y formación, toma de conciencia, comunicación, información documentada, etc.), operación (control operacional, procedimientos, procesos externalizados...), evaluación (seguimiento, medición, análisis, auditoría interna, revisión por parte de la dirección...) y mejora (acciones correctivas y no conformidades o mejora continua).

 

¿Qué implica el compliance?

 

Hay una palabra que está apareciendo recurrentemente en este texto y que el personal ligado a las empresas exigentes conoce, aunque sea ignorada por una mayoría social.

Se trata del anglicismo “compliance”. Grosso modo, compliance significa, en castellano,cumplimiento normativo. Constituye un requisito legal al que se han de someter las empresas. Estos controles les van a afectar y parten desde múltiples ordenamientos jurídicossuperpuestos; sin ir más lejos, en España, comunitario, nacional, autonómico y local (aparte del sectorial concreto). No en vano, este sistema de cumplimiento normativo resulta de especial utilidad en la actual sociedad globalizada, donde las relaciones entre agentes internacionales se encuentran totalmente interconectadas.

Enfrentarse al entramado legal sin la cobertura de especialistas en la materia o apoyos como la ISO 19600 puede derivar en fracasos por incomprensión del marasmo legislativo. No preparar estas cuestiones puede originar sanciones que lastren o, incluso, dejen sin efecto las actividades de una organización. Sentar las bases del compliance, por otra parte, permite a los líderes de las organizaciones tener más tiempo y recursos para dedicarse a buscar el éxito de su organización.

El compliance está adquiriendo, en España, mayor importancia. Una relevancia que, en mayor proporción, ya estaba acreditándose en el resto de Europa. No es un tema baladí la reducción de riesgos asociados a contingencias, multas o sanciones. También por los daños reputacionales que puedan constatarse.

La cultura de la integridad que trae consigo el compliance se va a dejar sentir en todos los aspectos de una organización: gobierno corporativo, riesgos, finanzas, legal y comercial. Las mejorías, de hecho, podrán testarse interna y externamente. A nivel interno, la plantilla tendrá unas bases que le servirán para desempeñarse de forma óptima. A nivel externo, el prestigio de la organización se incrementará, por las buenas prácticas que se podrán observar en su funcionamiento rutinario.

Por ejemplo, la demostración de la implantación de la norma ISO 19600 puede resultar válida para paliar consecuencias negativas ante tribunales de justicia. En cierto modo, hay que considerar que, en este aspecto, la dirección de una organización habría intentado poner medios, con una reputación reconocida, para evitar determinadas disfunciones.

Otro ejemplo significativo de la utilidad del compliance está relacionado con la inclusión en la reforma de 2015 del Código Penal de la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Elcorporate compliance, en este aspecto, adquiere un peso capital de cara a evitar consecuencias ingratas para una sociedad.

No obstante, la comprensión del fenómeno compliance resulta ardua, todavía, en determinados ámbitos. Son numerosas aún las dudas que este tema suscita: cómo se debe integrar correctamente en una organización, qué materias abarca, qué herramientas han de integrarse en su gestión, quiénes deben tener responsabilidades en estos cumplimientos, qué impacto se produce en las tecnologías de la información, las funciones nuevas o ya existentes del compliance officer y los recursos que ha de tener a su alcance...

 

La compatibilidad con otras normas similares: ISO 14001 e ISO 9001

 

En el marco de los procesos de estandarización que buscan facilitar la implantación de buenas prácticas a las empresas, tanto en sus actividades internas como en las relacionales, no tendría sentido la inexistencia de una compatibilidad con otras normas provenientes del mismo emisor de baremos para la normalización.

Efectivamente, la norma ISO 19600 guarda estrecha relación con otras auspiciadas por ISO , tales como la ISO 14001 y la ISO 9001.

Por lo que respecta a la primera, sí que implica reconocimientos de certificación. Esta norma se centra en un requisito legal de carácter medioambiental. Sin duda, se trata de un aspecto que está convirtiéndose en imperativo para las organizaciones. Ninguna puede ignorarlo.

En este aspecto, la norma ISO 14001 constituye una guía útil, referente a cuestiones como el liderazgo de los directivos en el sistema de gestión ambiental y las estrategias que se han de formalizar en él, la protección de la biodiversidad, la prevención de la contaminación, la mitigación del cambio climático y el uso sostenible de los recursos.

Por su parte, la norma ISO 9001 tampoco entra en contradicción con la ISO 19600. Al contrario, ambas son complementarias. Aborda el sistema de gestión de la calidad e implica también reconocimientos certificados. Sirve para adaptar todos los servicios y productos a estos criterios de calidad.

En definitiva, un conjunto de normas que supone una útil ayuda para las organizaciones, ya que, gracias a su asistencia, pueden racionalizar recursos y evitar desagradables consecuencias.

 

 

En resumen de los beneficios de la norma ISO 19600

 

La implantación de la norma ISO 19600, en resumidas cuentas, hace más fácil la existencia de las organizaciones. A nivel interno, por ejemplo, mediante la fijación de códigos de conducta. A nivel externo, por otra parte, en la creación de una reputación digna de confianza para la organización.

Son necesarios estos códigos de referencia, a nivel mundial, de cara a alcanzar acuerdos que redunden en beneficios para las empresas y que impliquen y coordinen a empresas, académicos, comentaristas, tribunales y reguladores.

Una primera ventaja estriba en la minimización de los malentendidos, cuestión que tiene una inmediata traducción en el ahorro de costes y gestiones, es decir, de dinero y tiempo.

En conclusión, las organizaciones ya tienen a su disposición una guía que satisface la resolución de sus dudas en materia de relaciones con otros agentes. Paralelamente, les permite mantener determinadas singularidades de la organización y su contexto.

La eliminación de la discrecionalidad y la arbitrariedad serán las grandes ganancias de un escrupuloso cumplimiento de la legalidad.

 

RSCIso 19600